LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DEWAN PENGAWAS IMPROVISASI 2010 PROGRAM DIPLOMA SEKOLAH VOKASI EKONOMI UGM

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

DEWAN PENGAWAS IMPROVISASI 2010

PROGRAM DIPLOMA SEKOLAH VOKASI EKONOMI UGM

A.  Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Tim

    1.  Anggota Tim

No.	NAMA	KODE MAHASISWA
1	Septian Dwi Purwanto	08/11165/NE
2	Tegar Purbaya	08/10987/NE
3	Wempi Napitupulu	08/10957/NE

   2.  Core Competency Team
        Team Description

       Dewan Pengawas adalah salah satu perangkat IMPROVISASI 2010 yang memiliki fungsi pengawasan teknis dalam seluruh kegiatan IMPROVISASI 2010.

Job description Dewan Pengawas adalah sebagai berikut :

• Menjalankan fungsi pengawasan secara keseluruhan mulai dari recruitmen, tender pengadaan barang dan pelaksanaan kegiatan teknis dalam pelaksanaan kegiatan IMPROVISASI 2010 Program Diploma Ekonomika dan Bisnis Sekolah Vokasi UGM.
• Berkoordinasi dengan seluruh unsur perangkat IMPROVISASI 2010 Program Diploma Ekonomika dan Bisnis Sekolah Vokasi UGM untuk melakukan pengawasan anggaran dana dalam pelaksanaan kegiatan IMPROVISASI 2010.
• Mencatat, melaporkan, dan memberikan rekomendasi keputusan,atas pelanggaran yang dilakukan panitia kepada mahkamah.
• Mengumumkan segala keputusan atas pelanggaran yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan IMPROVISASI 2010 yang telah diputuskan oleh mahkamah.
• Mematuhi dan menjalankan fungsinya sesuai yang tertuang dalam peraturan pelaksanaan kegiatan IMPROVISASI 2010.
• Memberikan penilaian dan reward kepada OC atas kinerja yang telah dilaksanakannya.
• Membuat LPJ DP IMPROVISASI 2010

3. Analisa Kegiatan

            PRA PELAKSANAAN

A. Pembentukkan Tim Dewan Pengawas

Pembentukan Dewan Pengawas dilakukan bersamaan dengan pembentukan Steering Comitte, Mahkamah, dan penunjukkan Koordinator Improvisasi 2010 pada rapat yang dipimpin oleh Dewan Delegasi.

B. Pengawasan Tender

Dewan Pengawas sebagai dewan yang mengawasi kegiatan dan pelaksanaan Improvisasi 2010 melakukan pengawasan terhadap tender yang dilaksanakan oleh Sie. Logistik. Tender dilakukan sebanyak 2 kali pada tanggal 8 Juli dan 22 Juli 2010, antara lain tender untuk pengadaan kaos dan batik sebagai atribut resmi saat hari-H Improvisasi 2010 dan tender pengadaan ATK seperti blocknote untuk mahasiswa baru, sertifikat untuk panitia dan mahasiswa baru, dan co-card untuk panitia.

C. Penentuan Dresscode dan Peraturan

Sebelum kegiatan Improvisasi 2010, Dewan Pengawas menentukan atribut yang diperbolehkan dipakai oleh panitia pada saat hari-H Improvisasi 2010. Penentuan dresscode mengacu pada peraturan dresscode Improvisasi 2009 yang telah dibuat dengan beberapa perubahan. Perubahan dilakukan untuk menyesuaikan bulan Ramadhan yang bertepatan dengan 3 hari kegiatan Improvisasi 2010.
Peraturan yang dibuat oleh Dewan Pengawas adalah peraturan untuk Rapat Besar dan 3 hari pelaksanaan Improvisasi 2010. Seperti halnya penentuan dresscode, pembentukkan peraturan juga mengacu pada Improvisasi 2009.

D. Pengawasan Rapat Besar

Rapat Besar Improvisasi 2010 dilaksanakan sebanyak dua kali. Rapat Besar 1 dilaksanakan pada tanggal 3 juli 2010 bertempat di ruang 304 Kampus Program Diploma Ekonomika dan Bisnis Sekolah Vokasi UGM dan Rapat Besar 2 dilaksanakan pada tanggal 14 Agustus 2010 di tempat yang sama. Rapat Besar 1 membahas pengenalan setiap perangkat Improvisasi 2010 dan rencana kegiatan yang akan dipersiapkan untuk Improvisasi 2010. Sedangkan pada Rapat Besar 2 membacakan laporan kegiatan yang sudah dilakukan setiap perangkat Improvisasi 2010.

E. Fitting Atribut

Fitting Atribut adalah kegiatan yang diadakan oleh Dewan Pengawas Improvisasi 2010 untuk memastikan bahwa atribut yang akan dipakai setiap perangkat Improvisasi 2010 telah sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. Fitting dilaksanakan pada tanggal 31 Juli 2010  di depan ruang Himpunan Mahasiswa Jurusan  Kampus Program Diploma Ekonomika dan Bisnis Sekolah Vokasi UGM.

PELAKSANAAN

A. Technical Meeting, 17 Agustus 2010

            Pada saat Technical Meeting IMPROVISASI 2010, pengawasan teknis acara sudah dilakukan dengan cukup baik. Ketika ada 1 peserta IMPROVISASI yang pingsan, langsung ditangani dengan baik oleh P3K. Dalam segi pelanggaran kedisiplinan, Dewan Pengawas mencatat sekitar 3 orang telat dan 1 orang bolos (mangkir) dari Technical Meeting.

B. Hari Ke-1, 19 Agustus 2010

            Dua catatan penting terjadi pada acara IMPROVISASI hari pertama. Pertama, panitia IMPROVISASI yang terlambat mencapai 7 orang. Kedua, seluruh panitia mendapat teguran keras dari Pengelola  yang saat itu ditujukan kepada 2 anggota Dewan Pengawas pada saat evaluasi peserta yang dilakukan oleh Sie Keamanan. Hal ini dikarenakan Sie Keamanan agak keras saat menegur peserta yang melakukan pelanggaran. Setelah acara IMPROVISASI hari pertama dan rapat evaluasi panitia berakhir, Sie Keamanan, Ketua OC, SC, DP, Mahkamah, dan Koordinator IMPROVISASI melakukan rapat tertutup. Rapat ini membahas tentang metode peneguran yang dilakukan oleh Sie Keamanan saat evaluasi peserta yang terkesan agak keras. Rapat tertutup ini menghasilkan beberapa keputusan, dua diantaranya yaitu penurunan volume suara saat evaluasi peserta dan perubahan metode peneguran saat evaluasi peserta.

C. Hari Ke-2, 20 Agustus 2010

            Pada hari ke-2 IMPROVISASI, tercatat 10 orang panitia terlambat. Jumlah ini lebih banyak daripada hari pertama. Ironisnya, ada salah seorang perangkat atas IMPROVISASI yang baru datang di atas jam 10 pagi. Dari segi pengawasan acara, Dewan Pengawas sering melupakan kontrol terhadap waktu pada tiap acara. Hal ini dikarenakan Dewan Pengawas terlalu fokus pada pengawasan panitia. Setelah acara IMPROVISASI hari ke-2 berakhir, seluruh panitia melakukan rapat evaluasi. Pada rapat tersebut, terjadi sedikit konflik antara Ketua OC dengan Sie Dana Usaha. Hal ini dikarenakan ada miskomunikasi dalam hal sponsorship. Lalu Dewan Pengawas berinisiatif agar diadakan pertemuan tertutup antara perangkat atas IMPROVISASI dengan Sie Dana Usaha. Pertemuan tersebut menghasilkan perdamaian dan penyatuan pemahaman antara Ketua OC dengan Sie Dana Usaha.

D. Hari Ke-3, 21 Agustus 2010

            Hari ke-3 IMPROVISASI adalah evaluasi penting untuk Dewan Pengurus. Sekitar 12 orang panitia terlambat. Hal ini menjadi trend buruk dalam kedisiplinan kepanitiaan dan indikasi kurang tegasnya Dewan Pengawas. Kontrol terhadap waktu pun berjalan kurang baik, walaupun ada beberapa faktor penyebab eksternal, salah satunya keterlambatan pembicara. Pada saat penutupan IMPROVISASI, Dewan Pengurus lalai dalam mengawasi Sie Acara, khususnya saat acara pemutaran video IMPROVISASI yang seharusnya tidak dilakukan karena masih ada banyak peserta dan panitia IMPROVISASI yang belum menunaikan shalat Maghrib. Dewan Pengawas pun akhirnya mendapat teguran dari Pengelola.

HAMBATAN DAN REKOMENDASI

A. Hambatan Selama Pelaksanaan

·         Panitia yang terlambat terus mengalami peningkatan selama hari H

·         Dewan Pengawas kurang memperhatikan kontrol waktu

·         Beberapa panitia perangkat atas IMPROVISASI yang seharusnya menjadi panutan untuk panitia lainnya, malah melakukan pelanggaran kedisiplinan dan peraturan lainnya, diantaranya terlambat dan melangkahi tanaman yang tidak boleh dilangkahi

·         Banyak panitia yang meremehkan peraturan IMPROVISASI, khususnya perihal waktu

·         Kurangnya koordinasi antar anggota Dewan Pengawas

·         Dewan Pengawas kurang tegas dalam menjalankan tugasnya

B. Rekomendasi Untuk Dewan Pengawas Selanjutnya

·         Diperlukan orang-orang yang memiliki integritas, independensi, dan konsistensi yang cukup baik untuk menjadi Dewan Pengawas sehingga Dewan Pengawas dapat dinilai tegas

·         Adil pada saat melakukan pengawasan, apakah dia panitia perangkat atas atau panitia Sie yang sebenarnya teman dekat ato sahabat

·         Membuat peraturan ketat untuk seluruh panitia, namun jangan sampai mempersulit

·         Tiga hal yang seharusnya diperhatikan secara ekstra : kontrol waktu, pengawasan kedisiplinan panitia, dan sebagai mediator konflik antar-panitia

·         Dewan Pengawas tidak boleh banyak bergurau dan melakukan hal yang kurang berguna selama IMPROVISASI